Louer ma voiture à des particuliers : Foire aux questions propriétaires (FAQ)


Le saviez-vous ? Votre voiture reste stationnée en moyenne 95% du temps. Alors pourquoi ne pas la partager pour faire un geste pour l’environnement (une voiture partagée remplace environ neuf véhicules !), rendre service à vos voisins et en même temps arrondir vos fin de mois ?

Vous avez envie de louer votre voiture à des particuliers, mais vous avez des questions ?
On vous dit tout ici :

Inscription

Comment se passe l'inscription ?

Pour louer votre véhicule, il suffit de vous .
Si vous faites la demande d’installation d’une Box, nous vous contacterons par téléphone afin de valider avec vous l’éligibilité de votre véhicule selon sa disponibilité et sa localisation. Si le véhicule est éligible, nous conviendrons d’un RDV pour qu’un installateur équipe sans frais votre véhicule avec la Box.

Qu'est-ce que la Box Koolicar  ?

La Box est un boîtier électronique que nous installons dans votre véhicule. Ce petit boîtier facilite encore plus la location entre particuliers chez Koolicar car elle :
  • géolocalise le véhicule
  • calcule le temps de location et le nombre de kilomètres effectués

En fonction de votre souhait et de votre éligibilité, la Box peut aussi vous permettre de mettre à disposition votre véhicule en libre-service. Dans ce cas-là, vous n’avez pas vous déplacer pour donner les clés au locataire puisqu’il ouvrira de manière sécurisée votre véhicule (uniquement si vous avez accepté sa réservation bien sûr !) avec son Badge de Membre ou son application mobile.

La voiture ne pourra pas démarrer si la Box n’a pas identifié une personne autorisée.

Faut-il payer un abonnement pour la Box  ?

Non ! La technologie est mise à votre disposition gratuitement. Elle vous permet de simplifier vos locations et de vous offrir plus de liberté !

Quels sont les critères d'éligibilité pour louer ma voiture  ?

Afin de pouvoir proposer votre véhicule celui-ci doit répondre aux critères suivants :
  • âgé de 10 ans maximum
  • entretenu avec soin (procès verbal de contrôle technique)
  • maximum de 11 CV et valeur du véhicule neuf inférieure à 50 000€
  • maximum de 120000 km au compteur

Pour s’équiper de la Box permettant le libre-service (sans échange de clé), le véhicule devra en plus répondre aux critères suivants :
  • zone géographique correspondant à un besoin des locataires
  • véhicule accessible facilement et garé à l’extérieur (pas de parking souterrain)
  • fermeture centralisée fonctionnant sur toutes les portières.

Combien coûte l'adhésion à Koolicar  ?

Votre est totalement gratuite et sans aucune obligation. Il n’y a aucun frais de location ni d’installation pour la Box. Vous avez tout à y gagner !

Dois-je souscrire une assurance particulière  ?

Non ce n’est pas nécessaire, du début à la fin de la location, vous êtes entièrement assuré(e) tous risques grâce à l'assurance mise en place par notre partenaire la MAIF. Votre Bonus est également protégé.

Dois-je faire un contrôle technique de ma voiture  ?

Vous devez vous assurer en tout temps que votre véhicule est en parfait état de fonctionnement et respecte la réglementation, notamment avec le contrôle technique mis à jour et les réparations si nécessaire. Afin de garantir notre qualité de service nous vous demandons également de veiller au bon entretien de votre véhicule (intérieur et extérieur).

À quoi me sert l’application Koolicar ?

L’application mobile Koolicar vous permet de :
  • Répondre aux demandes de locations
  • Gérer le calendrier de disponibilité de votre voiture
  • Pouvoir débuter et clôturer une location avec le locataire dans le cas des locations avec échange de clés
Vous optimisez votre réactivité et augmentez donc votre nombre de locations. L’application est donc INDISPENSABLE pour louer votre véhicule sur Koolicar avec échange de clé.

Nous travaillons au développement d’autres fonctionnalités pour vous faciliter toujours plus l’utilisation du service.

Téléchargez l’application !

Déroulement des locations

Quelles sont mes obligations en tant que propriétaire ?

Vous avez principalement 4 obligations :
  • Entretenir votre voiture régulièrement (intérieur et extérieur)
  • Vérifier et mettre à jour votre état des lieux (à compléter en ligne, imprimer et déposer dans le véhicule)
  • Vous assurer que le niveau de carburant est suffisant : si le locataire a déclaré vouloir faire une location de moins de 300km, prévoyez de laisser environ 3/4 du plein. Pour des locations de plus de 300km, prévoyez de faire le plein
  • Mettre à jour votre calendrier et répondre au plus vite aux demandes de location
Pour tout le reste, nous nous en occupons et restons à votre disposition !

Comment louer ma voiture ?

Vous choisissez dans votre calendrier les plages de disponibilité de votre véhicule (non disponible /disponible sur demande). Vous indiquez également l’adresse approximative où elle sera située.

Si vous êtes équipé d’une Box avec cette option, vous pouvez également mettre votre véhicule en libre-service : soit en l’anticipant et en l’indiquant dans votre calendrier, soit spontanément. Pour le faire, accrochez vos clés sur le support aimanté de la la boîte à gants. Répondez au SMS envoyé par Koolicar en indiquant le nombre d’heures disponibles. Votre véhicule sera automatiquement mis en libre-service à l’adresse détectée par Koolicar où vous êtes stationné.

Comment les conducteurs vont-ils accéder à ma voiture, dois-je leur remettre mes clés ?

Si vous avez choisi la location avec échange de clé, vous devez convenir d’un rendez-vous avec le locataire afin de lui remettre les clés.

Si votre véhicule est équipé d’une Box qui permet les locations sans échange de clés, une fois leur réservation acceptée, vos locataires accèdent au véhicule avec leur badge personnel ou via la KoolKey (clé virtuelle) de l'application mobile Koolicar. Les clés du véhicule se trouvent sur un support aimanté dans la boîte à gants à l'intérieur de la voiture.
Rassurez-vous, il n'y a aucun moyen pour un conducteur d'accéder à votre véhicule s'il n'a pas une réservation valide, et il est impossible de démarrer si la Box n’authentifie pas le locataire autorisé.

Comment aurais-je accès à mon véhicule ?

Si votre mode de location se fait avec échange de clé, vous accédez à votre véhicule comme d’habitude (avec vos clés).
Si vous louez sans échanger les clés, en dehors des périodes de location, vous utilisez vos clés pour ouvrir et fermer votre véhicule. Lorsque vous mettez votre véhicule en disponibilité pour une location, vous laissez vos clés dans la boite à gants et verouillez/dévérouillez votre voiture avec votre Badge Koolicar.

Y-a-t-il une durée et un kilométrage maximum pour chaque réservation ?

Votre voiture peut être réservée pendant toute la plage de disponibilité que vous aurez définie. Elle peut donc être réservée pour une heure, une journée, un week-end, ... selon ce que vous choisissez.
Il n’y a pas de kilométrage maximum.

Qui fait le plein d'essence ?

Lorsque le locataire déclare vouloir faire une location courte (moins de 300 km), les tarifs incluent le carburant et vous devez vous assurer que le véhicule dispose de suffisamment d’essence pour 300 km (au minimum 3/4 de plein).
Le locataire rendra donc le véhicule sans rajouter de carburant.

Si la location prévoit plus de 300 km, vous devez faire le plein et le locataire vous rendra le véhicule avec le plein. Le tarif de la location n’inclura pas l’essence.
Plus d’information sur notre page tarifs !

À quel endroit vais-je retrouver ma voiture ?

Pour une location sans échange de clés, le conducteur doit obligatoirement ramener votre voiture au point de départ. Si la place exacte n'est plus disponible, il doit garer la voiture au plus près. Si la voiture est stationnée trop loin, nous n'accepterons pas la fin de la location et contacterons immédiatement le locataire pour lui demander de rapprocher la voiture.

Dans le cas d’une location en libre-service vous recevez dès son retour un SMS pour vous indiquer l'adresse à laquelle se trouve votre voiture. Pour toute particularité sur le stationnement (stationnement résidentiel, place de parking…), nous vous recommandons de laisser un petit mot au conducteur dans le véhicule et dans le descriptif prévu à cet effet sur le site.

Dans le cas d’une location avec échange de clés, vous avez rendez-vous avec le locataire pour clôturer la location.

Dois-je payer le stationnement ?

Lors de la location, le locataire est redevable du paiement de son stationnement.
Pour une location sans échange de clés, pour le retour du véhicule, il serait idéal que vous disposiez d’un abonnement résident ou une place réservée.
Si cela n’est pas possible vous concernant, le locataire prendra à sa charge les frais de stationnement jusqu’à l’heure de fin de réservation.
Ex : Le locataire a réservé votre voiture jusqu’à 17h mais restitue le véhicule à 16h30 sur une place de parking payant. Il se doit de payer 30 min de stationnement. A partir de 17h, le stationnement est à vos frais.

Comment se passe l'état des lieux du véhicule ?

Au moment de l’installation de votre véhicule, vous remplissez en ligne un état des lieux précis (intérieur, extérieur, équipements). Il sera disponible dans "Mon Compte". Vous devez l’imprimer et le placer dans la pochette Koolicar dans votre véhicule à destination du locataire. Si un conducteur constate un écart entre l'état du véhicule et ce qui est indiqué sur le document, il doit impérativement contacter notre service clients avant de démarrer le véhicule. Dans ce cas, nous vous contacterons, et selon votre réponse, nous autoriserons ou non la location.

Important : C'est la version électronique envoyée avec le contrat de location qui fait foi. Pensez donc à le mettre à jour à chaque modification de l'état de votre véhicule (réparation, accrochage...). Pour cela, rendez-vous dans "Mon Compte" pour modifier l’état des lieux. Pensez ensuite à l’imprimer pour remplacer la version présente dans la pochette Koolicar dans votre véhicule.

Comment déterminez-vous le tarif appliqué sur ma voiture ?

Le tarif de location de votre voiture est calculé selon un tarif horaire et un tarif kilométrique. Il dépend de la catégorie de votre voiture (électrique, familiale, citadine, etc.) et de sa puissance fiscale. Lors de votre inscription, notre service client déterminera avec vous la catégorie et la tarification de votre voiture.
Vous recevez 70% du tarif facturé au locataire.

Comment est calculé le tarif de mes locations ?

Pour une location en libre-service, le tarif horaire appliqué est calculé du début de la réservation au retour du véhicule.

ex : Le locataire a réservé un véhicule de 9h à 12h :
Il l’utilise de 9h10 à 12h10, le montant facturé sera de 3h10, c’est à dire de 9h (début de la réservation) à 12h10 (heure de rendu du véhicule).

Pour une location avec échange de clés, le tarif horaire appliqué est calculé de la prise du véhicule au retour du véhicule.

ex : Le locataire a réservé un véhicule de 9h à 11h :
Vous lui remettez les clés à 9h15 et il vous rend le véhicule à 10h45, le montant facturé sera de 1h30 c’est-à-dire de 9h15 (début de la location) à 10h45 (heure de remise des clés).

Dans les 2 cas, le tarif kilométrique sera calculé au réel des kilomètres effectués.

Ai-je la garantie d’être payé ?

Oui, nous nous assurons que chaque location est réglée au propriétaire du véhicule. Votre solde est consultable à tout moment dans votre espace “Mon compte”. Vous décidez quand vous souhaitez effectuer le virement de votre solde sur votre compte bancaire.

Dois-je déclarer les revenus de mes locations ?

En fonction du montant des revenus issus de la location de vos biens (voitures, vêtements, perçeuse...), votre déclaration auprès de l'administration fiscale est différente. Vous trouverez sur le site des impôts toutes les informations concernant vos obligations fiscales et sociales.
> obligations fiscales
> obligations sociales

Les règles de la communauté

Comment puis-je avoir confiance en la personne qui va conduire mon véhicule ?

Nos conducteurs sont tous sélectionnés sur la base d’un dossier. Nous vérifions différents éléments administratifs tels que le permis, l’adresse postale, le numéro de téléphone… et avons un entretien téléphonique avec eux.
Dans le cas d’un non-respect de ces conditions, l’inscrit ne peut pas devenir membre Koolicar.

Quels sont vos critères d'éligibilité pour les conducteurs ?

Nos critères sont très exigeants :
  • Etre titulaire du permis de conduire depuis au minimum 5 ans
  • N’avoir eu aucun sinistre avec circonstances aggravantes au cours des 36 derniers mois
  • N’avoir fait l’objet d’aucune résiliation de la part d’un assureur au cours des 36 derniers mois
  • Avoir eu au maximum un Evénement Assurance Responsable au cours des 5 dernières années
  • Avoir un solde minimum de 9 points sur son permis de conduire ou n’avoir eu, au cours des 12 derniers mois, aucune infraction entrainant un retrait de plus de 2 points

Peut-on fumer dans ma voiture ?

Non, notre règlement interdit de fumer dans les voitures.

Peut-on transporter un animal dans ma voiture ?

Non, notre règlement interdit le transport d'animaux dans les voitures.

Ma voiture sera-t-elle évaluée par les conducteurs ?

Il n’y a pas de notation affichée sur la fiche de votre véhicule car nous partons du principe que tous les véhicules satisfont les exigences des locataires. En revanche, les conducteurs ont la possibilité de revenir vers Koolicar s’ils ont une réclamation (notamment sur la propreté ou la sécurité). Nous reviendrons vers vous vous informer et comprendre les raisons du problème. En cas de plaintes à répétition, nous nous verrons obligés de supprimer votre véhicule du site.

Les petits imprévus

Que se passe-t-il si la voiture est rendue plus tard que prévu ?

Le conducteur est tenu de nous prévenir s’il pense avoir du retard. Si votre voiture est encore disponible, nous prolongerons tout simplement la location en cours et vous serez tenu(e) informé(e). Sinon, le conducteur fera au plus vite pour vous la ramener et nous serons vigilants à ce qu’il ne reproduise pas cela régulièrement.

Que se passe-t-il si un conducteur est impliqué dans un accident avec ma voiture ?

Les accidents sont malheureusement des choses qui arrivent. Pendant la location l’assurance MAIF couvre votre voiture et le conducteur tous risques sans impacter votre bonus et sans aucune franchise pour le propriétaire. En cas d'immobilisation de votre voiture pour la réparer, un véhicule de remplacement sera fourni.

Que se passe-t-il si je retrouve ma voiture sale ?

Si vous nous le signalez, nous prendrons les mesures nécessaires auprès du conducteur concerné. En cas d'abus, des frais lui seront facturés et nous ne l’accepterons plus parmi nos membres. Le succès de notre service repose sur certaines règles fondamentales de confiance, de savoir-vivre et de respect. Cette règle de propreté du véhicule s'applique autant pour le conducteur que pour le propriétaire.

Que se passe-t-il si un conducteur reçoit une amende avec ma voiture ?

Le conducteur, pendant toute la durée de la location, est responsable des amendes reçues (excès de vitesse, stationnement…). Dans le cas d’une amende de stationnement ancien format (papier carbone), il la réglera directement et dans le délai imparti comme si cela était son propre véhicule. Dans le cas où vous recevez une amende à votre domicile, vous devrez désigner le conducteur du véhicule (nom et coordonnées sur le contrat de location) et faire une contestation en ligne auprès de l'agence nationale de traitement automatisé des infractions. Le Trésor Public renverra au locataire l’amende à payer et vous ne serez plus redevable.

Professionnels : louez vos véhicules

Vous êtes un professionnel disposant d'un parc automobile ?
Vos véhicules sont disponibles, les soirs, les weekends, pendant les vacances scolaires ou sous-utilisés en journée ?
Rentabilisez en les louant simplement et sans contraintes sur Koolicar.

Des questions ?

Je suis un professionnel, puis-je louer mes véhicules sur Koolicar ?

Oui, vous pouvez maintenant proposer vos véhicules à la communauté Koolicar.
Avec Koolicar rentabilisez vos véhicules sans contraintes et découvrez l'autopartage !

Comment puis-je inscrire mes véhicules ?

Rendez-vous sur la page Professionnels : louez vos véhicules pour en savoir plus sur le service.
Un conseiller vous contactera alors pour vous accompagner dans la procédure à suivre.
Ou sinon donnez-nous vos coordonnées.

Puis-je louer mes véhicules lorsque mon entreprise est fermée ?

Bien sûr ! Koolicar installe dans vos véhicules un boitier permettant le sans échange de clés.
Les locataires accèdent aux véhicules via leurs badges RFID ou leurs smartphones.
Tout est automatisé, fini les prises de rendez-vous. Louez vos véhicules 24h/24 7j/7.

Puis-je utiliser ma propre assurance durant les locations ?

Hors location, votre assurance reste celle que vous avez actuellement.
Pendant la location sans aucun frais pour vous,l’assurance MAIF remplace automatiquement la vôtre.
Les voitures sont assurées tous risques et bénéficient d'un contrat d'assistance 24h/24 en cas d'incident.


Besoin d’une précision ?

Nous serons heureux de vous répondre au 01 72 86 59 00 ou à moc.racilook@tneilc.

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